【初めてのWeb制作】ヒアリングの事前準備と伝えかた

こんにちは、みゃーこ先生です!

ホームページの学校では、初心者でも分かりやすい言葉でホームページへの取り組みを紹介しています。

今回は、初めてWebサイトをつくるときにWeb制作会社との打ち合わせや、どんなことを聞かれるかヒアリングについて説明したいと思います。

お客様の悩み

Webサイトを新しく作ることになったのですが・・・・

・何を用意したらいいのか?
・どんなふうに伝えたらいいか?
・何を伝えたらわかりやすのか?

いろいろ分からないことがあります。

みゃーこ先生

不安ですよね。この記事では、Webサイトの制作会社がヒアリングを通じて
どんな質問をするか具体的に紹介します。

たぬきち
はじめてWebサイト制作を担当するんですが、何からはじめていいのか分からないんだよなぁ
みゃーこ先生
これから説明する項目にそって事前準備すれば、不安だったWebサイト制作の課題や改善が明確になります。

事前準備その1 Web制作会社がヒアリングしたい具体的項目

Webサイトをつくるために制作会社が聞く基本的な項目です。社内で事前にわかりそうな情報は確認しておくことをおすすします。

ヒアリングされるWebサイトの基本情報

 

1 新規Webサイトの構築または既存Webサイトのリニューアルなのか

Webサイトがなく、これから新しく作る場合は新規Webサイト構築になります。もしくは、すでに既存のWebサイトお持ちで作り直しを予定している場合はWebサイトリニューアルになります。

新しくWebサイトを構築する場合は、どんなWebサイトにするかコンテンツやシステム導入などヒアリングします。リニューアルの場合は、ドメインやサーバの契約内容、既存Webサイトのコンテンツについて流用したいご希望などもヒアリングいたします。

2 サイトの種類について

サイトの種類によってWebの構成や見せかた、導入するシステムが異なるため希望をお聞きします。

・コーポレートサイト

会社案内のWebサイト版になります。会社概要や代表のメッセージ、事業内容などパンフレットの代わりとなる媒体です。

・ECサイト エレクトロニックコマース

ネットをつかって自社サービスや商品を販売するためのWebサイトでモール型と自社サイト型の2種類あります。モール型は楽天やAmazon、Yahooショッピングのサイト内に出店する方法が一つ。商品の見せかたであるデザインや決済システム、ショップ管理画面などがフォーマット化されており自由度は少ないですが、自分で構築する必要はありません。

フォーム内に必要な項目を入力したり、画像をアップロードするといった形式が決まっており比較的はじめやすいです。

自社サイト型は、オリジナルで1から構築していく方法です。
ネット上のショップを自分の希望するデザインや構成で作成でき、決済システムなどの仕組みも好みのツールが導入できます。自由度が高いのが魅力ですが、上級者向きで費用も高額になりがちです。

・採用サイト

リクルート用につくるWebサイトです。募集する採用条件や職種の詳細、実際に働いているスタッフの声や動画などをコンテンツ化することで
採用をメインに打ち出します。

1日の仕事の流れや部署ごとの業務の取り組みなど、採用ページを設けることで会社案内では表現しきれなかった魅力をアピールする方法です。

・LP ランディングページ

情報商材やリスティング広告の窓口として1ページ内に全情報をまとめてデザインするページ制作のことです。

・イベントサイト

ショッピングモールやメーカ系、映画の宣伝におおくみられる期間限定のキャンペーン用サイトです。すでにある公式サイト内に期間限定で作成するコンテンツです。

新商品の紹介やリアル店舗と連動したイベントの告知、イベント参加者の募集企画やインスタ・ツイッター投稿キャンペーン用につくります。

 

3 新しくWebサイトを作ることになった背景や経緯など

Webサイトを新しくする、リニューアルをすると決まったには理由があると思います。

  • Webサイトからの集客を強化したい
  • ショップが増えたのでWebでの情報量を増やしたい
  • SNSを活用したい
  • 動画配信を通じてサービス内容の認知を図りたい

様々な取り組みに挑戦される背景をヒアリングさせていただくことでより、お客様に最適な提案とWeb構築へつなげていくことが可能です。

 

4 つくりたい追加したいコンテンツがあるのか

自分たちで好きなタイミングで更新したいページ、お問い合わせフォーム、資料請求・予約ができるようにしたい、外国語対応などお客様のやりたいことをヒアリングすることで必要なページや構成、仕組みを考えていきます。

  • お店の新商品やイベントごとを都度細かく発信したい
  • 資料を作成したので、資料請求ができるようにしたい
  • Web上でお客様からの予約がとれるようにしたい

 

5 現状のWebサイトの活用具合と今後の展望があれば

たとえば現在は、ショップのお知らせを当番制で発信しているが今後はFacebookの活用も連携して新商品やセールの情報を活発に発信していきたいお客様には、Webサイト内のFacebookの埋め込み表記や更新と発信を継続する運営体制などヒアリングします。

導入しても更新性がないとWebサイトの魅力や評価を下げかねないので、品質の維持を図るための運営体制の相談にものります。

 

6 競合他社の気になるサイトや見せかた、デザインを参考にしたいWebサイトについて

お客様が意識している他社の企業や取り組んでいるサービスは、これから新しくWebサイトをデザインするうえで参考になります。好きな見せかたや、分かりやすい構成など他社のいいところはお手本に取り組んでいくことで、よりよいWebサイトを構築していくためです。

デザインはイメージが先行しがちです。
打ち合わせの中でも言葉で表現することや共有することが難しいことから、好みや参考にされているWebサイトデザインをヒアリングします。

Webサイト制作会社にとっては初めて聞くサービスや案内もあるため、その業界のプロであるお客様のライバル会社や意識するポイントは打ち合わせの中で重要になります。

 

7 ロゴ、企業のメインカラー、写真やテキストの素材関連について

企業の顔になるコーポレートカラーやフォント、制作媒体の素材関連についてヒアリングします。お客様の企業ブランディングにおける統一性をはかるためです。

またWebサイトにおいて、写真やテキストなどの素材はとても大切です。Webサイトを見るユーザーは写真や画像を見てからテキストを読みます。その第1印象をきめる写真は必要であれば撮影もご提案とスケジュールに組み込みます。

こういった細かなヒアリングを行い、お客様の企業全体におけるイメージの向上をはかります。

 

8 予算と公開日の希望について

予算については、詳細をヒアリングして数値化できていくものです。ページ数やシステムにかかわる導入したいコンテンツ、その素材の有り無し。
更新にかかわる運用面や公開後のメンテナンスなどで決まります。

そのためにどれぐらいのページ数であるボリューム感や、Webサイトで実現したいコンテンツなどイメージをもって取り組んでいただくことで、費用が明確になりやすいです。上記に説明したお客様に向けたヒアリングが重要になります。

またどれぐらいの時期に公開をご希望かスケジュールを確認します。特別な日や周年祭などお客様のイベント期日があれば、逆算して間に合うかどうか確認が大事です。ヒアリングを行い具体的な構築日数に落とし込んでいきます。

 

9 連絡方法や定期打合せの設定

Webサイト構築がはじまるとお打ち合わせや確認が必要になってきます。お客様とWeb制作会社側で連絡手段に使うツールの決定や、いつまでに何の返事が欲しいなど進捗具合の確認方法を共有します。

確認事項が多くなると忘れがちにもなるため、共有ファイルや議事録の残し方なども確認します。

1週間に1回もしくは2週間に1回など定例回を設定し、進捗や決定項目の振り返りなどを行う場合もあります。

といったWebサイト制作の目的と希望する追加ページや改善点をヒアリングします。

Webサイトを新しくつくることで何をしたいか、何を期待しているか明確にしておくことが重要です。

 

ヒアリングされる自社のビジネスモデル

ヒアリング項目例

・取り扱っている商品、サービス内容、特徴

・集客方法

・ターゲット

・競合他社

Web制作会社の人にとっては、ビジネスによって初めて聞く言葉やサービス内容の場合があります。自社だと気づかないことも外部の人に話を聞いてもらうことで、新しい気づきにつながります。

Webサイトをつかってどんな風に知ってもらいたい、アピールしたいかなどWeb制作会社に伝えると他社事例など教えてもらい、具体的なイメージの参考になります。

Webサイト制作とは直接関係がないことでも、販促媒体の一つとしてWebサイトをどんなふうに活用していきたいかを他の販促方法と一緒にまとめておくといいでしょう。

自社の事業内容をWeb制作会社の人にわかりやすく説明できるように事前準備は大切ですね。

ヒアリングされる自社ビジネスの現状

 

ヒアリング項目例

・業界からみた景気や立ち位置

・強みと弱み

・Webサイトの集客具合

・販促全体の社内体制

・取り組みでうまくいったこと、いってないこと

Webサイトを新しくするからには集客・認知・売り上げ拡大を目指していると思います。そのためには自社ビジネスの現状をWeb制作会社の方に知ってもらう必要があります。

Webサイトは公開した後も運用を継続する必要があるため、自社の社内体制やWeb関連の知識をどこまで知っているかなど制作会社に相談しましょう。

アフターフォローについて、提案をもらうことでより具体的なWebサイト制作と運用へつながります。

強みや弱みをしってもらいWebサイトを通じてうまく活用できるように、SWOT分析でまとめておくこともおススメです。

事前準備その2 見落としがちな確認項目で進行おくれを回避

Webサイト制作を進めるうえで必要になってくる確認事項です。

専門用語も多くなりますが、事前に社内で確認しておくことで進行おくれや見直し時間を短縮することが可能です。

サーバ・ドメイン取得について

すでに取得済で引き継ぐ場合や、新しく取得する場合があります。
また、現状の契約内容が自動更新や3年毎の更新などタイプが多様にあります。

メールサーバが一緒に契約されているなど複雑な場合もあり、現在の契約内容と支払い状況を確認しましょう。

Webサイトの運営体制について

更新が必要なコンテンツをつくる場合、誰がどれぐらいの頻度で何の情報を定期的に更新していくかが重要です。

社内で対応できる体制なのか、Web制作会社に依頼が必要になる情報量なのか事前確認が必要です。

とくにECサイトやSNS、ブログは、運用負荷が大きく想定外だったってこともあります。社内での人員体制は必須です。

最終決裁者の設定

Webサイトの制作を進めるうえで、新しい機能追加やデザインの選定、サーバのプランなど都度、決定が必要な契約内容があります。

その際、最終決裁者が誰なのか明確にしておくと次のステップに進めやすいです。

また社長や経営者の最終決定が必要な場合は、事前にそれらの決定が必要になる営業日数をスケジュールに組み込んでおくことで予期せぬ遅れを防ぐことができます。

 

事前準備その3 初めてのWeb制作はわからないことだらけで正解

知っているふりはしない

初めてのWeb制作に携わると、Web制作会社の方が親切丁寧に説明してくれても分からない言葉が出てくることがあります。

制作が進行する中で、分からないことや知らないことは質問しましょう。

知ったふりをしたばっかりに、もう一度やり直す必要や設定をし直す必要がでてきたりする可能性があります。

疑問におもったことは聞く

・思っていたよりも見積金額が高かった。

・もっとスケジュールが短い期間でWeb制作ができると思っていた。

・修正は簡単にできると思っていた。

と想像していたことが違う場合があると思います。疑問や確認したいと思ったことは、Web制作会社に聞きましょう。

一緒にWeb制作を進めていく中で、理解を深めていき認識のずれは生じないようにしていくことが大切です。

相談しやすいWeb制作会社を見つける

質問や相談に対し、親身に対応してくれるWeb制作会社をパートナーにしましょう。
Webサイト制作の打ち合わせをはじめ、その後の運用とお付き合いが長くなる関係です。

いろいろ分からないことや、もっとこうしていきたいといった要望を気軽に相談できる頼りにできる相手でないとWeb運用自体がうまくいきません。

世の中にはたいくさんのWeb制作会社があります。
よきパートナー探しには時間をかけましょう。

 

 

まとめ

Webサイトのかっこいいデザイン、斬新な動きなどデザインはいくらでも作れます。

本来の目的は、効果を最大限に出すためのツールとして「分かりやすく」「使いやすい」サイトを構築し、お客様の商売を繁盛させるWebサイト制作です。

そのために

事前準備

・Webサイトの基本情報
・自社のビジネスモデル
・自社のビジネス現状

をまとめWeb制作会社と共有・共感してサイト構築を進めましょう。

LIGHTUPでは、しっかりお客様のビジネスモデルから現状までヒアリングしお打ち合わせ内容を深めていきます。

Webサイト制作ご検討しているお客様はぜひお声がけください。
お問い合わせはこちらから

 

 

 




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